Del registro al informe firmado: cómo quitar semanas de espera en Urbanismo sin quitarle la firma a nadie

Una persona quiere saber si puede construir una vivienda en su finca. La respuesta existe y está escrita en la normativa. Aun así, conseguirla puede llevar meses. Es una de esas licencias y diligencias importantes que un Ayuntamiento tramita cada día. Este es el caso que planteamos para el área de Urbanismo de un Ayuntamiento: por qué pasa y cómo lo abordaríamos. Ya contamos por qué los ayuntamientos son el caso de uso ideal para la IA; aquí va un ejemplo concreto.

Entrada · El problema

La solicitud llega por donde llegan todas: sede electrónica, correo, ventanilla del Ayuntamiento. Entra en una bandeja general y, ahí, una instancia, una subsanación y una modificación se ven exactamente igual. Cada profesional titula el trámite a su manera, y no hay un nombre normalizado para cada procedimiento.

Después empieza el reparto a mano. El personal administrativo abre cada anotación, averigua de qué trámite se trata y la envía a la persona técnica que corresponde. En el escenario que planteamos, ese primer paso puede tardar hasta un mes.

Cuando el expediente llega a quien lo tiene que resolver, toca buscar la norma: el Plan General, las ordenanzas, las leyes autonómicas y las estatales. Localizar y contrastar los artículos aplicables lleva horas por expediente, y es la misma consulta, con las mismas reglas, una y otra vez.

Luego, la redacción del informe. Es trabajo reglado, pero hay una sola persona para muchos expedientes. Unas vacaciones, una baja o una incidencia detienen la cola. Y mientras se espera, la ciudadanía sigue preguntando por teléfono y en ventanilla, con lo que las consultas repetidas se comen las horas del personal técnico.

Nada de esto es un problema de personas. Es lo que llamamos entropía digital: información repartida entre correos, carpetas, programas y la cabeza de cada profesional, que alguien tiene que volver a reconstruir cada vez.

Nudo · Lo que planteamos

Partimos de una condición: no sustituir a nadie. El personal técnico firma antes y después. Lo que queríamos quitar de en medio era el trabajo repetitivo que hay entre el registro y la firma.

Planteamos una IA de libre uso, entrenada con la normativa del propio Ayuntamiento e instalada en un servidor dentro del Ayuntamiento, sin conexión a internet. Dividimos el trabajo en tres piezas pequeñas, cada una con una sola tarea:

• Un clasificador. Lee la solicitud, identifica el procedimiento, le pone un nombre normalizado y deja ordenada la documentación adjunta. Si se trata de una modificación, la manda directamente a quien lleva el expediente.
• Un agente de normativa. Busca en el Plan General, las ordenanzas y las leyes aplicables. Según la zona, añade capas: costas, patrimonio, zonas inundables. Si dos normas se contradicen, no elige: lo marca.
• Un coordinador. Redacta el borrador del informe con el resultado y cita cada artículo aplicado. Los casos dudosos van señalados para atención especial.

Para que se entienda, un ejemplo con reglas inventadas (en nuestra demostración usamos reglas de ejemplo, nunca las reales). Una finca de campo en la que parte del terreno es inundable. Esa parte no computa, así que el sistema resta la superficie inundable del total y compara el resto con la parcela mínima. Si además hay un edificio protegido o la finca está en zona de costa, el borrador lo señala, avisa al personal técnico de que se aplican criterios que pueden diferir y pide revisión humana.

El punto delicado estaba ahí. Una IA que responde siempre es una mala idea en un trámite reglado. Una IA que sabe cuándo no debe responder, y lo dice, es útil.

Desenlace · Cómo se resuelve

El recorrido, con la herramienta, queda así:

• Paso 1. Entra la solicitud, por los mismos canales de siempre. Para la ciudadanía no cambia nada.
• Paso 2. El clasificador la identifica y la reparte, en segundos.
• Paso 3. El agente de normativa consulta las normas aplicables, en segundos.
• Paso 4. El coordinador prepara el borrador, con los artículos citados y lo dudoso resaltado.
• Paso 5. El personal técnico revisa, aprueba o corrige, en minutos.
• Paso 6. Sale el informe firmado por el canal oficial del Ayuntamiento. La IA nunca se comunica con el exterior.

Lo que sale ganando es el tiempo de las personas: el reparto a mano, la búsqueda repetida de la misma norma y las consultas que se repetían en ventanilla dejan de ser el cuello de botella. Un trámite reglado que se alargaba durante meses pasa a depender de lo único que no se debería automatizar, que es la revisión humana.

Y hay tres cosas que no cambian:

• Todo dentro de casa. El servidor está en el propio Ayuntamiento, sin salida a internet salvo una puerta mínima para incidencias.
• Decide el personal técnico. La IA propone y cita las normas. Quien revisa, corrige y firma es el personal municipal.
• Aprende de las correcciones. Cada corrección mejora las respuestas siguientes, y los criterios nuevos se validan entre dos o tres personas antes de incorporarse.

Y se empieza por capas: primero los informes de compatibilidad y las consultas, y después el reparto de entradas y otras licencias, diligencias y trámites importantes.

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